Was ist RPA?

Wie funktioniert RPA?

Bei RPA spielt ein Software-Robot festgelegte Bedienschritte wie Klicks und Tastatureingaben in der Oberfläche anderer Programme ab. RPA steht für Robotic Process Automation. Der namensgebende Roboter, bei den Herstellern meist „Robot“ genannt, ist dabei kein Gerät, sondern ein Programm. Der Hersteller UiPath beschreibt seinen Robot als Software, die Automatisierungen ausführt und dabei mit Anwendungen ähnlich arbeitet wie ein Mensch. Die Automatisierung selbst ist eine programmierte Aufgabe, die der Robot erledigt.

Microsoft erklärt das Prinzip am Beispiel der Desktop-Flows in Power Automate: Sie zeichnen Bedienschritte auf und spielen sie wieder ab. Dabei greift der Desktop-Flow auf Elemente der Benutzeroberfläche zu, auf Bilder oder auf Bildschirmkoordinaten. Welches Element gemeint ist, legt ein sogenannter Selektor fest, eine Art Wegbeschreibung zum gesuchten Button oder Eingabefeld.

Welche Arten von RPA gibt es?

Hersteller wie UiPath und Microsoft unterscheiden zwei Betriebsarten: beaufsichtigte Automatisierung (attended) und unbeaufsichtigte Automatisierung (unattended). Bei der beaufsichtigten Automatisierung startet ein Mitarbeiter den Robot selbst, meist auf seinem eigenen Rechner, und ist während der Ausführung anwesend. Die unbeaufsichtigte Automatisierung läuft ohne anwesenden Menschen, laut UiPath oft im Hintergrund oder außerhalb der Arbeitszeit auf einem eigenen Rechner.

UiPath nennt dazu ein Beispiel: Eine Spesenabrechnung einzureichen eignet sich für die beaufsichtigte Automatisierung. Eingereichte Abrechnungen nach einer festgelegten Regel zu bearbeiten eignet sich für die unbeaufsichtigte. Bei Power Automate braucht ein unbeaufsichtigter Desktop-Flow einen Rechner, an dem alle Benutzer abgemeldet sind. Microsoft bietet außerdem gehostete Rechner an, auf denen beide Betriebsarten laufen, ohne dass Sie eigene Rechner einrichten müssen.

Wofür nutzen Unternehmen RPA?

Unternehmen nutzen RPA vor allem für Programme, die keine einfach nutzbare oder vollständige API haben. Eine API ist eine Programmierschnittstelle, über die Programme direkt Daten austauschen. Fehlt sie, bleibt oft nur die Oberfläche, die auch ein Mensch bedient. Laut Microsoft lassen sich so ältere Anwendungen wie Terminal-Emulatoren ebenso automatisieren wie aktuelle Web- und Desktop-Anwendungen, Excel-Dateien und Ordner.

Microsoft nennt in seiner Einführung zu Desktop-Flows unter anderem diese Beispiele:

• Angaben aus Lieferantenrechnungen herauslesen
• Daten in ein ERP-System eingeben
• Daten von Websites abrufen und in Excel-Dateien speichern
• Dokumente mit Datei- und Ordneraktionen ordnen

Im Mittelstand kann das zum Beispiel heißen, Bestellungen aus einem Kundenportal in eine ältere Warenwirtschaft zu übertragen oder Belege aus einer Webanwendung abzurufen.

Welche Vor- und Nachteile hat RPA?

Der Vorteil von RPA liegt darin, dass das automatisierte Programm weder verändert werden noch eine eigene Schnittstelle bieten muss. Der Robot bedient die Oberfläche, mit der auch das Team arbeitet.

Der Nachteil folgt aus demselben Prinzip. Ändert sich die Oberfläche, findet der Robot ein Element womöglich nicht mehr. Microsoft beschreibt Fehlermeldungen wie „Failed to get UI element“, wenn ein Selektor nach einem Versions-Update oder einer Änderung am Code einer Webseite nicht mehr greift. Ein Element kann beim Einrichten funktionieren und bei späteren Durchläufen trotzdem scheitern. RPA braucht deshalb laufende Pflege: Selektoren nach Updates prüfen und neu erfassen und Wartezeiten einbauen, wenn Fenster oder Webseiten verzögert laden.

Was kostet RPA?

Die Kosten für RPA hängen stark von der Betriebsart ab: Microsoft etwa lizenziert beaufsichtigte und unbeaufsichtigte Robots getrennt. Die Lizenz Power Automate Premium je Nutzer enthält einen beaufsichtigten Robot. Für unbeaufsichtigte Desktop-Flows braucht es die Lizenz Power Automate Process. Sie wird einem Rechner zugewiesen, der damit jeweils einen Desktop-Flow zur selben Zeit ausführen kann. Gehostete Rechner setzen bei Microsoft die Lizenz Power Automate Hosted Process voraus (Stand November 2026).

Hinzu kommen ein eigener Rechner für unbeaufsichtigte Flows, sofern Sie keine gehosteten Rechner nutzen, und die Arbeitszeit für die Pflege nach Updates.

Wie wird RPA abgesichert?

RPA wird vor allem abgesichert, indem Anmeldedaten außerhalb des Flows verwaltet und Zugriffsrechte eng vergeben werden. Microsoft empfiehlt für Desktop-Flows, Zugangsdaten über Azure Key Vault oder CyberArk zu verwalten. Im Flow ruft die Aktion „Get credential“ sie ab, statt dass sie als Eingabe übergeben werden. Variablen mit sensiblen Daten sollen als sensibel markiert werden. Power Automate speichert sie dann nicht in den Protokollen der Durchläufe.

Bearbeitungsrechte an einem Flow sollen laut Microsoft nur Personen erhalten, die ihn pflegen. Wer den Flow nur starten soll, bekommt einen reinen Nutzerzugriff. Bei unbeaufsichtigten Flows meldet sich Power Automate mit den hinterlegten Anmeldedaten am Rechner an, hält den Bildschirm währenddessen gesperrt und meldet sich nach dem Lauf wieder ab.

Was unterscheidet RPA von einer API-Schnittstelle?

Über eine API tauschen Programme Daten direkt aus, nach Regeln, die der Anbieter vorgibt. RPA geht den Umweg über die Benutzeroberfläche: Der Robot klickt und tippt dort, wo sonst ein Mensch arbeitet. Microsoft beschreibt Desktop-Flows ausdrücklich als Lösung für Anwendungen, die keine einfach nutzbare oder vollständige API haben.

• Worüber laufen die Daten? Bei der API direkt zwischen den Programmen. Bei RPA über Bildschirmelemente wie Eingabefelder und Buttons.
• Was setzt die Lösung voraus? Eine API muss der Anbieter bereitstellen. RPA braucht eine bedienbare Oberfläche und einen Rechner, auf dem der Robot läuft.
• Lassen sich beide kombinieren? Ja, ein Workflow kann Daten über eine API abrufen und sie per RPA in ein älteres Programm ohne Schnittstelle eintragen.